PORTARIA INFORMATIZADA

Informatização completa de moradores, secretárias, prestadores de serviços com fotos, veículos, livro de ocorrência digital, reserva de áreas de lazer garantindo uma maior segurança e organização ao condomínio.

Com a informatização de todos os acessos ao condomínio, serão extintos procedimentos em papel, dessa maneira todas as informações ficarão registradas garantindo real segurança ao condomínio. Segue abaixo alguns recursos do programa:

 

CADASTRO DE MORADORES E FUNCIONÁRIOS DO MORADOR (COM FOTO):

• Todos os moradores da unidade(Responsável, dependentes e funcionários) serão cadastrados com nome completo, telefone, foto e e-mail(opcional);
• Essas informações facilitam bastante o trabalho da portaria, principalmente quando um porteiro novato assume o posto. Acontece do visitante, ter apenas o sobrenome ou apelido do morador e o sistema auxiliará na busca pelo mesmo.
• Em casos de emergência o porteiro precisa contactar com o morador que está externo ou viajando sobre um vazamento de água, gás ou até mesmo sobre um incêndio e as informações do mesmo (Telefone) devem estar sempre a disposição para ocorrências como essa.
• No programa poderão ser cadastrados os dados das secretárias/diaristas de cada apartamento e os dias que as mesmas estão autorizadas a acessar o condomínio. Caso as mesmas retornem em dias não autorizados, no ato do acesso na portaria o porteiro será informado pelo sistema.

 

2 CADASTRO COMPLETO DE TODOS OS VEÍCULOS DOS MORADORES COM IDENTIFICAÇÃO EM TEMPO REAL:

• Com todos os veículos cadastrados no sistema (modelo, cor e placa), caso tenha ocorrências de veículos estacionados em locais não permitidos ou na vaga alheia facilitará a identificação do proprietário do mesmo através da busca automática pela placa.
• Veículos de visitantes (Ex: Filho, pais, irmãos) que não residam no condomínio e nem tenham controle remoto, mas que tenham acesso livre autorizado pelo morador poderão ter os dados do veículo cadastrado no sistema agilizando o acesso do mesmo pelo porteiro/garagista.

 

3 CADASTRO DE PRESTADORES DE SERVIÇOS:
• Todos os prestadores de serviços que forem entregar qualquer mercadoria ou prestar algum tipo de serviço serão cadastrados no sistema pelo porteiro (nome completo, identidade, empresa, telefone, foto e outros dados). Essas informações ficarão armazenadas no sistema e no retorno desses prestadores ao condomínio não será necessário um novo cadastro, apenas registrar para onde o mesmo vai e quem autorizou o acesso;
• Os mesmos poderão usar crachás numerados que estarão vinculados ao seu cadastro no sistema e dessa maneira os próprios moradores poderão identificar sabendo que o mesmo passou pela portaria, como também saber o seu destino e quem autorizou o seu acesso bastando para isso interfonar para a portaria e fornecer o número do crachá;
• Os prestadores de serviços poderão ter tempos de permanências pré-determinados no interior do condomínio e caso esse tempo seja ultrapassado será emitido um alarme no sistema alertando ao porteiro para que tome os procedimentos necessários;
• Poderão ser visualizados no programa todos os prestadores que ainda estão dentro do condomínio e dessa maneira manter a portaria sempre informada principalmente nas trocas de turnos;
• Emissão de relatórios de todos os prestadores por período, por apartamento, por prestador. Essas informações são de suma importância quando existe alguma ocorrência, pois ficará tudo registrado com data e hora;
• Prestadores de serviços que já geraram algum tipo de problema ao condomínio poderão ser inclusos numa “lista negra” e dessa maneira ter seu acesso negado ou ter algum tipo de advertência pelo porteiro para evitar algum novo problema;

 

4 BOTOEIRA DIGITAL
• Visando garantir que todos os visitantes e prestadores de serviços do condomínio sejam registrados e autorizados pelo morador, a portaria somente conseguirá abrir o portão interno da eclusa de pedestre e de veículos após o preenchimento de 03 campos no sistema: Qual destino (apto/bloco), quem autorizou(pessoa que atendeu o interfone) e motivo visita(ex: particular, técnico da Net)). Todas essas informações ficarão armazenadas no sistema e naturalmente a portaria fará um trabalho mais eficaz e inteligente. O acesso dos moradores não precisarão passar por esse procedimento visto que o controle remoto e o acesso biométrico já darão livre acesso ao interior do condomínio.

 

5RELATÓRIOS GERENCIAIS/EXCLUSÕES DE CADASTROS

• Todos os acessos feitos via controle remoto, biometria e botoeira digital(Uso portaria) gerarão registros que ficarão armazenados por um período de 01 ano, ou seja, qualquer ocorrência que houver no condomínio facilmente será apurado pois todo e qualquer acesso deverá ser autorizado por alguém.
• Os relatórios poderão ser visualizados a qualquer momento e de diversas maneiras, ex: Por apto, morador, veículo, prestador de serviço, período, porteiro.
• Os relatórios poderão ser impressos em formato PDF e os mesmos não poderão ser apagados do sistema.
• Todos os controles remotos e digitais que não estiverem mais ativos, ou seja, ex-moradores não terão mais acesso ao condomínio visto que a administração do condomínio poderá fazer a exclusão individual no sistema.

 

5RESERVA ÁREAS DE LAZER/ LISTA DE CONVIDADOS
• Dentro do sistema poderão ser criados as áreas de lazer do condomínio e esses locais poderão ser reservados on-line.
• Quando tratar-se de um evento com muitos convidados, o morador poderá enviar a lista via e-mail para a administração e essa relação estará disponível no sistema para a portaria e a medida que os visitantes forem chegando o porteiro vai apenas clicando nos campos: “COMPARECEU” não necessitando interfonar.

 

 

6LOGIN USUÁRIOS

• Os funcionários do condomínio (porteiros e administradores) terão um login e senha individual e o acesso às funções do programa poderão ser limitados de acordo com a autorização do síndico ficando tudo registrado com os horários do login de cada porteiro.

 

 

7LIVRO DE OCORRÊNCIA
• Toda e qualquer ocorrência poderá ser registrada no sistema com data, descrição da ocorrência e essa informação estará disponibilizada para a administração em rede para que seja preenchida com a solução ficando tudo em relatório.

 

 

8 CONTROLE DE VAGAS (SUJEITO Á ANÁLISE)
• O sistema fará o gerenciamento das vagas do apartamento eletronicamente, evitando que mais veículos adentrem o condomínio se a vaga já estiver ocupada.
• Para que o sistema funcione plenamente o condomínio terá que possuir 01 portão para entrada e 01 portão para saída de veículos com cancelas eletrônicas. Serão utilizados sensores de passagem e validação para contabilização das vagas.
• Nas entradas e saídas serão utilizados semáforos com luzes verde e vermelho alertando sobre o status da vaga como também os acessos serão instalados sensores com sirene para que algum acesso não autorizado(Pessoas a pé ou carro não autorizado) por esse locais gerem um alerta a portaria com disparo audível.
• Poderão ser criados bloqueios fisícos adicionais como lombadas, segunda cancela tipo eclusa para evitar que outros veículos peguem a conhecida “carona” .
• O sistema possui a botoeira digital, caso algum morador chegue sem o controle por algum motivo, deverá dirigir-se a portaria para que o porteiro realize a liberação pelo apartamento e isso será contabilizado pelo sistema evitando que “oportunistas” adentrem com veículos estacionando em outras vagas.


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